PORTARIA Nº 15 , DE 7 DE MAIO DE 2025
O Presidente do Centro Nacional de Tecnologia Eletrônica Avançada S.A - CEITEC, no uso das competências que lhe foram atribuídas pelo Decreto nº 6.638, de 7 de novembro de 2008,
Considerando o disposto na Constituição Federal (art. 216, § 2º); nas Leis nº 8.159/1991(arts. 17 e 18), nº 9.605/1998, nº 12.527/2011(art. 8); nos Decretos nº 4.073/2002, nº 4.915/2003, nº 7.724/2012 e nº 12.599/2025; e nas normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Nacional, que estabelecem a Política Nacional de Arquivos e a responsabilidade da administração pública na gestão, preservação e acesso aos documentos governamentais;
Considerando a necessidade de adotar uma política que defina procedimentos para a gestão, preservação e acesso aos documentos, garantindo a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional, resolve:
CAPÍTULO I - DO OBJETO E ABRANGÊNCIA
Art. 1º Fica aprovada e instituída a Política Arquivística de Documentos no âmbito da CEITEC S.A.
§ 1º A política visa nortear as decisões e ações para a gestão e preservação de documentos arquivísticos, assegurando que sejam confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis pelo tempo necessário.
§ 2º Esta Portaria aplica-se a todos os documentos produzidos e recebidos no âmbito da CEITEC S.A, tanto de suas atividades-meio quanto de suas atividades-fim, independentemente do suporte.
Art. 2º A Política Arquivística de Documentos da CEITEC rege-se pelos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência e transparência.
Art. 3º Para os fins desta Portaria, entende-se por:
I - Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade no exercício de suas atividades, independentemente do suporte.
II - Arquivo Central: Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos, centralização do armazenamento e preservação dos documentos com valor permanente.
III - Documento de Arquivo: Toda informação registrada, produzida ou recebida no decorrer da atividade da CEITEC, que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de evidência.
IV - Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, assegurando o controle do fluxo documental.
V - Gestão de Documentos: Conjunto de procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou guarda permanente.
VI - Ciclo de Vida dos Documentos: As fases ou idades que os documentos percorrem, divididas em corrente (1ª idade), intermediária (2ª idade) e permanente (3ª idade).
CAPÍTULO II - DAS RESPONSABILIDADES E DA ESTRUTURA
Art. 4º A gestão documental é responsabilidade de todo o corpo funcional da CEITEC S.A, sob a coordenação do Arquivo Central.
I - Administração Superior: Responsável por viabilizar a implementação da política, alocando os recursos necessários.
II - Gestores e Chefias: Responsáveis por garantir que suas equipes cumpram os procedimentos estabelecidos no Manual da Política Arquivística.
III - Empregados e demais Colaboradores: Responsáveis pela correta produção, uso e arquivamento dos documentos em suas atividades cotidianas.
Art. 5º Ficam mantidas a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), com a responsabilidade de orientar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação, e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), para assessorar as autoridades competentes quanto à classificação, desclassificação e reavaliação de informações sigilosas.
Art. 6º Para cumprimento desta Política, o Arquivo e o Protocolo devem ser formalmente institucionalizados no organograma da CEITEC S.A com posição hierárquica e atribuições definidas em ato administrativo, de modo a garantir a autoridade técnica e decisória para a execução de suas competências.
CAPÍTULO III - DOS INSTRUMENTOS E PROCEDIMENTOS DE GESTÃO
Art. 7º São instrumentos arquivísticos de gestão documental:
I - O Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD) para as atividades-meio, conforme aprovado pelo Arquivo Nacional.
II - O CCD e a TTD relativos às atividades-fim, elaborados e submetidos à aprovação do Arquivo Nacional.
III - O Manual da Política Arquivística de Documentos, que detalha os procedimentos operacionais.
Art. 8º A gestão de documentos abrange as seguintes funções arquivísticas:
I - Produção e Protocolo: A produção documental deve ser racional, evitando-se cópias desnecessárias. Todas as correspondências e processos devem ser registrados no protocolo, recebendo um Número Único de Protocolo (NUP).
II - Classificação e Avaliação: Todos os documentos devem ser classificados segundo o CCD. A avaliação estabelecerá os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente). A eliminação de documentos só ocorrerá após avaliação da CPAD e publicação de Edital de Eliminação.
III - Acesso e Sigilo: O acesso à informação é a regra, e o sigilo, a exceção. As informações sigilosas serão classificadas conforme a LAI e formalizadas por meio do Termo de Classificação de Informação (TCI). Documentos com teor sensível de acordo com a LGPD também receberão TCI que identifique ao leitor a necessidade de proteção dos dados.
IV - Digitalização e Preservação Digital: A digitalização deve seguir padrões técnicos estabelecidos no manual. Os sistemas informatizados devem atender aos requisitos do e-ARQ Brasil, e a gestão do correio eletrônico corporativo deve observar as diretrizes do CONARQ.
CAPÍTULO IV - DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 9º A CEITEC S.A deverá promover a capacitação contínua de seus empregados e colaboradores para o uso das técnicas e sistemas relativos à gestão documental.
Art. 10. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social.
Art. 11. Os casos omissos nesta Portaria serão resolvidos pelo Arquivo Central, que poderá consultar o órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA).
Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Augusto César Gadelha